1.Proses Perencanaan
-Pengertian Perencanaan
Cara berpikir mengenai persoalan-persoalan
sosial dan ekonomi, terutama berorientasi pada masa datang, berkembang dengan
hubungan antara tujuan dan keputusan – keputusan kolektif dan mengusahakan
kebijakan dan program. Beberapa
ahli lain merumuskan perencanaan
sebagai mengatur sumber-sumber yang langka secara bijaksana dan merupakan
pengaturan dan penyesuaian hubungan manusia dengan lingkungan dan dengan waktu
yang akan datang. Definisi lain
dari perencanaan adalah
pemikiran hari depan, perencanaan berarti pengelolaan, pembuat keputusan, suatu
prosedur yang formal untuk memperoleh hasil nyata, dalam berbagai bentuk
keputusan menurut sistem yang terintegrasi. Menurut Wilson, Pengertian Perencanaan merupakan salah satu proses lain, atau
merubah suatu keadaan untuk mencapai maksud yang dituju oleh perencanaan atau
oleh orang/badan yang di wakili oleh perencanaan itu.
-4 Tahap Dasar Perencanaan
Semua kegiatan
perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.
Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau
serangkaian tujuan
. Perencanaan dimulai dengankeputusan-keputusan tentang keinginan atau
kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.Tanpa rumusan tujuan yang jelas,
organisasi akan menggunakan sumber daya sumberdayanya secara tidak
efektif.
Tahap 2 : merumuskan keadaan saat
ini
. Pemahaman akan posisi
perusahaansekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber
daya yang tersediauntuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan
dan rencana menyangkutwaktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan
saat ini dianalisa, rencanadapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana
kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua inimemerlukan informasi-terutama keuangan
dan data statistik yang didapat melaluikomunikasi dalam organisasi.
Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan
. Segala kekuatan
dankelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk
mengukurkemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu
diketahui faktor-faktor lingkungan intren dan ekstern yang dapat membantu
organisasi mencapai tujuannya,atau yang mungkin menimbulkan masalah. Walau pun
sulit dilakukan, antisipasi keadaan,masalah, dan kesempatan serta ancaman yang
mungkin terjadi di waktu mendatang adalahbagian esensi dari proses perencanaan.
Tahap 4 : mengembangkan rencana atau
serangkaian kegiatan untuk pencapaiantujuan
. Tahap terakhir dalam
proses perncanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk
pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut danpemilihan
alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
-Rencana Operasional
Perencanaan operasional: kebutuhan apa saja yang harus
dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan
strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan
perencanaan strategi.
Perencanaan operasional yang khas :
Perencanaan operasional yang khas :
1. Perencanaan produksi (Production Plans) :
Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi yang dibutuhkan dalam
pekerjaan
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan
yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) :
Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layaout pekerjaan yang
dibutuhkan untuk mendukung tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) :
Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang /jasa.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.
Sumber : http://dandyadventures.blogspot.com/2011/11/rencana-operasional.html
-Rencana
Strategik
Perencanaan Strategis ( Strategic Planning ) adalah sebuah alat manajemen yang digunakan untuk mengelola kondisi saat ini untuk melakukan proyeksi kondisi pada masa depan, sehingga rencana strategis adalah sebuah petunjuk yang dapat digunakan organisasi dari kondisi saat ini untuk mereka bekerja menuju 5 sampai 10 tahun ke depan ( Kerzner , 2001 )
Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis / strategic planning ( Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).Untuk mencapai sebuah strategy yang telah ditetapkan oleh organisasi dalam rangka mempunyai keunggulan kompetitif, maka para pimpinan perusahaan, manajer operasi, haruslah bekerja dalam sebuah sistem yang ada pada proses perencanaan strategis Brown , 2005 ). Kemampuan manufaktur, harus dipergunakan secara tepat, sehingga dapat menjadi sebuah senjata yang unggul dalam sebuah perencanaan stategi ( Skinner, 1969 ).
Perencanaan strategis secara eksplisit berhubungan dengan manajemen perubahan, hal ini telah menjadi hasil penelitian beberapa ahli (e.g., Ansoff, 1965; Anthony,1965; Lorange, 1980; Steiner, 1979). Lorange (1980), menuliskan, bahwa strategic planning adalah kegiatan yang mencakup serangkaian proses dari inovasi dan merubah perusahaan, sehingga apabila strategic planning tidak mendukung inovasi dan perubahan, maka itu adalah kegagalan
-Faktor
Waktu dan Perencanaan
Factor waktu dan mempunyai pengaruh sangat besar
terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:
1. waktu sangat diperlukan untuk meaksanakan
perencanaan efektif
2. waktu sering diperlukan untk melanjutkan setiap
langkah perencanaan
tanpa informasi lengkap tentang variable-variabel dan
alternatif-
alternatif, karena waktu diperlukan untuk mendapatkan
data dan
memperhitungkan semua kemungkinan.
3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus
dipertimbangkan.
Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan
adalah seberapa sering rencana-rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki.
Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan
manajemen.
Rencana jangka pendek, menengah dan panjang
Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai
rencana dari satu hari sampai satu tahun; rencana-rencana jangka menengah
mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun; dan rencana-
rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan
beberapa rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang
akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategic.
2.Penetapan Tujuan
-Misi Dan Tujuan Organisasi
Misi Dan Tujuan Organisasi
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi. Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar.
Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai :
- Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan
- Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya
2 unsur penting tujuan adalah :
- Hasil-Hasil akhir yang diinginkan di waktu mendatang dengan mana
- Usaha-uasaha / kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan
Tujuan dapat berupa tujuan umum / khusus , tujuan
akhir / tujuan antara. Tujuan Umum (tujuan strategic) secara operasioanal tidak
dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus
yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk
hirarki tujuan.
Sumber : http://guekemal.wordpress.com/2010/11/15/misi-dan-tujuan-organisasi/
-Fungsi Tujuan
- Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang harus dan tidak harus dilakukan
- Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
- Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi
- Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota
- Dasar Rasional Pengorganisasian, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi
sumber : http://guekemal.wordpress.com/2010/11/15/misi-dan-tujuan-organisasi/
-Management By Objective
Management by Objective ( MBO ) digagas pertama kali
oleh Peter F.Drucker yang merupakan profesor, praktisi konsultan manajemen dari
Claremont Graduate University atau sekarang dikenal dengan nama Peter F.Drucker
and Masatoshi Uto Graduate School of Management.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
• Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
MBO digagas pada tahun 1954, dengan tujuan agar para perusahaan dapat berjalan baik harus menetapkan sasaran yang jelas dan secara terpadu agar goal atau tujuan dapat tercapai secara efektif.
MBO mendorong setiap tingkatan manajemen berkomitmen untuk partisipasi dalam mencapai rencana yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Dalam pelaksanaan MBO ini harus ada kesepakatan antara karyawan dan pimpinan, agar mereka melaksanakan dan memiliki komitmen yang sama, yaitu :
• Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan.
• Perencanaan yang akan dilakukan setiap divisi, untuk mendukung tujuan bersama.
• Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan.
• Prosedur untuk mengevaluasi keberhsilan pencapaian tujuan.
Sumber : http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2010/08/27/management-by-objective-mbo/
3.Pembuatan Keputusan
-tipe2 keputusan
Tipe-tipe keputusan dapat dibagi menjadi
3 yaitu:
- Keputusan-keputusan yang di program(programmed decisions) adalah satu keputusan yang dibuat menurut kebiasaan, aturan dan prosedur.keputusan ini rutin dan dilakukan berulang-ulang.
- Keputusan-keputusan yang tidak di program(non-programmed decisions)adalah suatu keputusan yang berkenan dengan masalah-masalah khusus , khas dan tidak terbiasa.
- Keputusan-keputusan dengan kepastian , resiko dan ketidak pastian, dimana pembuatan keputusannya untuk masa depan atau masa yang akan datang.
-proses pembuatan keputusan
- Pemahaman dan perumusan masalah,bahwa setiap keputusan harus dapt dipahami dengan perumusan masalah yang tepat dan akurat.
- Pengumpulan dan analisa yang relevan,bahwa setiap pengumpulan keputusan harus mempunyai analisa yang relevan dan nyata dalam pengambilan keputusan.
- Pengembangan alternatif-alternatif ,bahwa setiap pengembangan keputusan-keputusan dalam perumusan dan pengumpulan data harus dikembangkan secara alternatif-alternatif suatu keputusan.
- Evaluasi alternatif-alternatif,bahwa setiap mengevaluasi suatu keputusan harus dengan komposisi,data yamg lemgkap dan seimbang.
- Pemilihan alternatif terbaik,bahwa setiap pemilihan suatu keputusan harus dengan konsep-konsep data alternatif yang terbaik.
- Implementasi keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai perlengkapan yang matang dalam mengambil suatu keputusan.
- Evaluasi hasil-hasil keputusan,bahwa setiap keputusan harus mempunyai hasil-hasil yang akurat ,analisa yang tepat.yang nantinya dapat di evaluasi dan di kembangkan kembali sehingga menjadi hasil yang memuaskan.
4.keterlibatan bawahan dalam
pembuatan keputusan
KETERLIBATAN BAWAHAN DALAM PEMBUATAN
KEPUTUSAN
Para manejer akan sulit untuk membuat keputusan tanpa
melibatkan bawahan, keterlibatan ini dapat formal, seperti pengunaan kelompok
dalam pembuatan keputusan, atau informal, seperti permintaan akan gagasan.
- 1. Pembuatan Keputusan Kelompok
Banyak manajer merasa bahwa keputusan yang dibuat
secara kelompok, seperti panitia lebih efektif karena mereka memaksimumkan
pengetahuan lain. Berbagai kebaikan dan kelemahan pembuatan keputusan secara
kelompok
Kebaikan
|
Kelemahan
|
|
1. Implementasi suatu keputusan apakah
dibuat oleh kelompok atau tidak, haru diselesaikan oleh para manejersecara
individual. Karena kelompok tidak diberikan tanggung jawab, keputusan
kelompok dapat menghasilkan situasi dimana tidak seorangpun merasa
bertanggung jawab dan saling melempar tanggung jawab.
5. Bila atasan terlilbat, atau salah
satu anggota mempunyai kepribadian yang dominan, keputusan yang dibuat
kelompok dalam kenyataannya bukan keputusan kelomp
|
Sumber : http://putriluviani.blog.com/2011/11/09/33/