Flowchart UKM & Kelemahan Sistem

Toko kue Elud (Elud Bakery & Cake) adalah UKM yang menjual berbagai jenis makanan roti dan kue. Toko kue ini terletak di Bekasi, tepatnya di Jl.Mustika Jaya, Bekasi Timur.  Toko kue Elud pertama kali buka pada tahun 2005 di daerah tambun, tepatnya di daerah Jl.Raya Mangun Jaya, Bekasi.  Sekarang took kue Elud  sudah memiliki beberapa cabanng, dia antara na terletak di daerah Perum Griya Asri Sumber Jaya, Tambun, Jl. Jati Keramat (depan pertigaan Kedau), Jati Asih, Bekasi.

Harga yang ekonomis dan kualitas dari roti dan kue yang ditawarkan menjadi daya tarik bagi konsumen/customer.  Di bawah ini saya akan menjelaskan flowchart untuk transaksi pembelian yang terjadi di toko Elud Mustika Jaya.

Penjelasan :

            Dimulai dari customer, awalnya customer yang ingin membeli kue atau roti datang ke toko kue atau roti. Kemudian ketika sudah sampai di toko kue atau roti, customer di berikan daftar kue atau roti yang ada, customer memilih kue yang diinginkan. Ketika sudah ada kue atau roti yang diinginkan, maka customer segera memesan atau meminta karyawan/pelayan untuk mengambilkan kue yang diinginkan. Kemudian karyawan atau pelayan melihat stoknya. biasanya jika pesanan tidak ada di etalase, karyawan atau pelayan melihat atau mengecek terlebih dahulu ke dalam dapur atau tempat penyimpana kue. Jika memang pesanan yang diinginkan ada, maka pesanan langsung segera diantarkan ke customer, tetapi ketika pesanan yang diminta customer tidak ada, biasanya customer akan memilihat kembali daftar menu yang ada dan kembali memesan kue atau roti atau bahkan ada yang tidak jadi memesan dan langsung meninggalkan toko. Dan jika pesanan yang diinginkan sudah ada, maka pesanan langsung di bawakan oleh karyawan atau pelayan kepada customer dan kemudian customer melakukan pembayaran di kasir, ketika sudah di bayar, maka customer bisa meninggalkan toko.

Kelemahan sistemnya :

1.Untuk pemesanan, tidak bisa dilakukan delivery order, sehingga jika ingin memesan banyak terkadang jika malas untuk mendatangi toko, customer tidak bisa melakukan pemesanan via telepon.

2.Kurangnya karyawan atau pelayan, sehingga ketika toko sedang ramai, maka customer harus menunggu antrian sampai pelayan tidak sibuk dan bisa melayaninya. Seharusnya, jika toko kue sudah memiliki beberapa cabang, jumlah karyawan/pelayan di tambah sehingga pada saat sedang ramai, customer masih bisa terlayani dengan nyaman tanpa harus menunggu.

3.Sistem pemesanan menu kue atau roti di tempat masih sangat minim yaitu dengan pulpen atau kertas, tidak menggunakan sistem program komputer, sehingga ketika customer melihat di etalase kue atau roti yang diinginkan tidak ada, maka pelayan harus berjalan ke dapur atau tempat penyimpanan kue terlebih dahulu untuk mengecek kue atau roti.                                       

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagrm (DFD)

Merupakan suatu modelling tools untuk menggambarkan suatu sistem. DFD memiliki 4 komponen yaitu:

                1.       Proses

·         Menggambarkan bagian dari sistem yang mengubah input menjadi output.

·         Disimbolkan dengan  lingkaran.

·         Pemberian nama untuk proses dapat dilakukan dengan menggunakan satu kata tunggal atau

          kalimat sederhana.

                2.       Alur Data

·         Menandakan perpindahan data dari suatu bagian ke bagian lain.

·         Di simbolkan dengan anak panah.

·         Di beri nama di bagian samping anak panah.

                3.       Data Store

·         Untuk pengumpulan data.

·         Simbol 2 garis horizontal sejajar secara parallel.

·         Menunjukan nama filenya.

·         Suatu alur ke data store dapat di artikan sebagai writing,updating atau deleting.

               4.       Terminator

·         Merupakan sumber atau tujuan alur data.

·         Di kenal sebagai entity atau external entity.

·         Di simbolkan persegi panjang.

·         Dapat berupa 1 atau sekelompok orang.

Data flow diagram digunakan oleh analis sistem untuk merancang sistem pemrosesan informasi tetapi juga sebagai cara untuk model seluruh organisasi. Anda membangun DFD pada awal pemodelan proses bisnis Anda untuk memodelkan fungsi sistem anda harus melaksanakan dan interaksi antara fungsi-fungsi bersama dengan berfokus pada pertukaran data antara proses. Anda dapat mengaitkan data dengan model data konseptual, logis, dan fisik dan model berorientasi objek.

DFD sangat berbeda dengan bagan alir (flowchart). Perbedaannya adalah sebagai berikut:

1. Proses di DFD dapat beroperasi secara parallel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan serentak sedangkan bagan alir cenderung menunjukkan proses yang urut.
2. DFD lebih mencerminkan arus dari data di suatu sistem, sedang bagan alir sistem lebih menunjukkan arus dari prosedur dan bagan alir program lebih menunjukkan arus dari algoritma.
3. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop) dan proses keputusan (decision), sedang bagan alir menunjukkanya.

Selain itu, DFD juga memiliki beberapa keterbatasan, antara lain:

1. DFD tidak menunjukkan proses perulangan (loop).
2. DFD tidak menunjukkan proses keputusan (decision).
3. DFD tidak menunjukkan proses perhitungan.

BENTUK DATA FLOW DIAGRAM

Terdapat dua bentuk DFD, yaitu Diagram Alur Data Fisik, dan Diagram Alur dataLogika. Diagram alur data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistemditerapkan, sedangkan diagram alur data logika lebih menekankan proses-proses apayang terdapat di sistem.

1.Context Diagram (CD)

Jenis pertama Context Diagram, adalah data flow diagram tingkat atas (DFD Top Level), yaitu diagram yang paling tidak detail, dari sebuah sistem informasi yang menggambarkan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan ke dalam dan ke luar entitas-entitas eksternal. (CD menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses dalam sistem).

2. DFD Fisik

        Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukan entitas-entitas internal dan eksternal dari sistem tersebut, dan aliran-aliran data ke dalam dan keluar dari entitas-entitas tersebut. Entitas-entitas internal adalah personel, tempat (sebuah bagian), atau mesin (misalnya, sebuah komputer) dalam sistem tersebut yang mentransformasikan data. Maka DFD fisik tidak menunjukkan apa yang dilakukan, tetapi menunjukkan  dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sebuah sistem dilakukan. (Tidak Bahas).

3 DFD Logis

Adalah representasi grafik dari sebuah sistem yang menunjukkan proses-proses dalam sistem tersebut dan aliran-aliran data ke dalam dan ke luar dari proses-proses tersebut. Kita menggunakan DFD logis untuk membuat dokumentasi sebuah sistem informasi karena DFD logis dapat mewakili logika tersebut, yaitu apa yang dilakukan oleh sistem tersebut, tanpa perlu menspesifikasi dimana, bagaimana, dan oleh siapa proses-proses dalam sistem tersebut dilakukan.

4.Diagram Level/Data Flow Diagram Levelled

            Dalam diagram DFD dapat digunakan untuk menggambarkan diagram fisik maupun diagram diagram logis. Dimana Diagram Level n merupakan hasil pengembangan dari Context Diagram ke dalam komponen yang lebih detail tersebut disebut dengan top-down partitioning. Jika kita melakukan pengembangan dengan benar, kita akan mendapatkan DFD-DFD yang seimbang.

Flowchart

Pengertian Flowchart

Flowchart merupakan bagan alir yang digunakan untuk alat bantu komunikasi  dan untuk dokumentasi. Ada lima macam bagan alir (flowchart), yaitu :

1.Bagan Alir Sistem (Systems Flowchart)

Merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Dengan kata lain, flowchart ini merupakan dekripsi secara grafik dari urutan prosedur-prosedur yang terkombinasi yang membentuk suatu sistem.

Flowchart Sistem terdiri dari data yang mengalir melalui sistem dan proses yang mentransformasikan data itu. Data dan proses dalam flowchart sistem dapat digambarkan secara online (dihubungkan langsung dengan komputer) atau offline (tidak dihubungkan langsung dengan komputer, misalnya mesin tik, cash register atau kalkulator).

2. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)

Disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya. Bagan alir dokumen ini menggunakan simbol-simbol yang sama dengan yang digunakan di dalam bagan alir sistem.

3. Bagan Alir Skematik (Schematic Flowchart)

Merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit dan lama menggambarnya.

4. Bagan Alir Program (Program Flowchart)

Merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir sistem. Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di dalam program komputer secara logika. Bagan alir logika program ini dipersiapkan oleh analis sistem.

5. Bagan Alir Proses (Process Flowchart)

Merupakan teknik penggambaran rekayasa industrial yang memecah dan menganalisis langkah-langkah selanjutnya dalam suatu prosedur atau sistem.

                                  

Perbedaan SIA dengan SIM Serta Akuntansi Keuangan & Akuntansi Manajemen

PERBEDAAN SIA DAN SIM

Perbedaan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) bisa dilihat dari masing – masing tujuan atau fungsinya,

berikut ini adalah penjelasannya lebih lanjut :

Perbedaan sistem informasi akuntansi dan sistem informasi manajemen 

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI :

1. SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan  informasi  keuangan, lebih kepada keuangan , pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern. 
2. SIA yang efektif bagi keberhasilan jangka panjang organisasi manapun.- SIA tersebut menyediakan beberapa informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan atas masalah-masalah yang lain. 
3.  SIA mencakup pengendalian untuk memasiktikan keamanan dan ketersediaan data organisasi.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN :

•  SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi.

•  SIM berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan serupa.

•   SIM Sub-unitnya didasarkan area fungsional dan tingkatan manajemen 

AKUNTANSI KEUANGAN DAN AKUNTANSI MANAJEMEN 

     Akuntansi dalam bisnis dan dinamika perusahaan, mempunyai peran yang sangat penting terutama untuk memberikan informasi keuangan sebagai pendukung pengambilan keputusan. Berbagai macam kepentingan, keputusan, dan penggunaan informasi keuangan dalam perusahaan menyebabkan berkembangnya ilmu Akuntansi, informasi keuangan yang dihasilkan bukan hanya terbatas pada penyediaan laporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban manajemen saja, namun sebagai alat pendukung pengambilan keputusan di masa datang, peramalan laba, hingga akuisisi dan merger. Meskipun perkembangan Akuntansi sebagai disiplin ilmu begitu luas namun secara garis besar Akuntansi dapat dibagi menjadi dua tipe yaitu Akuntansi Keuangan dan Akuntansi Manajemen. Kedua tipe tersebut muncul karena dinamika perusahaan yang bertemu dengan disiplin ilmu Akuntansi dan berusaha untuk memenuhi kebutuhan pengguna informasi keuangan yang berbeda. Pengambil keputusan yang berbeda, memerlukan informasi keuangan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Perbedaan pokok antara Akuntansi Keuangan dan Akuntansi Manajemen terletak pada:

a)    Pemakai Laporan Akuntansi dan tujuan mereka

b)     Lingkup Informasi

c)     Fokus Informasi

d)     Rentang Waktu

e)     Kriteria bagi informasi Akuntansi

f)      Sifat informasi

Akuntansi Keuangan

Akuntansi keuangan mempunyai tujuan untuk menyajikan informasi keuangan bagi pemakai di luar perusahaan, contohnya seperti pemegang saham, kreditor, analis keuangan, karyawan, instansi pemerintah dan lainnya. Sementara itu, tujuan masing-masing pemakai laporan keuangan dari pihak luar perusahaan adalah bentuk hubungan atau kerjasama yang akan mereka ambil di masa depan dengan perusahaan penerbit laporan keuangan, singkatnya para pemakai laporan keuangan menggunakan laporan keuangan tidak bertujuan untuk mengambil keputusan mengenai perusahaan, namun lebih pada untuk mengambil keputusan jenis dan sifat hubungan seperti apa yang akan di lakukan dengan perusahaan penerbit laporan keuangan di masa yang akan datang.

Untuk lingkup informasi, pada laporan Akuntansi Keuangan umumnya menyajikan informasi keuangan tentang perusahaan secara keseluruhan. Neraca (laporan posisi keuangan) yang menyajikan aset, kewajiban (liabilitas), dan modal perusahaan secara keseluruhan, ataupun laporan Rugi-Laba (laporan laba-rugi komprehensif) yang menyajikan hasil kegiatan dari perusahaan secara keseluruhan. Karena tujuan laporan keuangan untuk pemakai dari luar perusahaan, maka informasi yang ada dalam laporan keuangan lebih berbentuk ringkasan (summary) dan menggambarkan keuangan perusahaan secara keseluruhan. Hal ini sangat penting untuk pengguna laporan keuangan yang berasal dari luar perusahaan sebagai perluasan dari informasi mengenai perusahaan secara keseluruhan.

Ditinjau dari fokus informasi, Akuntansi Keuangan berfokus pada informasi masa lalu (historical). Akuntansi Keuangan menggambarkan suatu bentuk pertanggungjawaban dana yang sebelumnya dipercayakan oleh para penyedia dana dari pihak luar perusahaan kepada manajemen perusahaan.

Dari segi rentang waktu, Akuntansi Keuangan menghasilkan laporan yang kurang fleksibel dan hanya mencakup jangka waktu tertentu, seperti misalnya periode satu tahun (annual), periode setengah tahun (interim), periode satu kuartal, atau periode satu bulan.

Untuk kriteria bagi informasi Akuntansi Keuangan, merupakan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim atau berterima secara umum. Prinsip-prinsip tersebut merupakan hasil dari perumusan organisasi yang berwenang seperti Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) dan Badan Pengawas  Pasar Modal (BAPEPAM) sebagai hasil dari tuntutan pemakai laporan keuangan yang berasal dari pihak luar perusahaan. Pemakai laporan keuangan dari pihak luar perusahaan tidak mempunyai pengetahuan langsung tentang praktik dalam perusahaan, laporan keuangan merupakan satu-satunya media komunikasi antara pihak luar dengan manajemen, karena itu laporan keuangan dari Akuntansi keuangan memerlukan suatu standarisasi bentuk laporan keuangan agar pengguna laporan keuangan dari pihak luar dapat membandingkan berbagai laporan keuangan dari beberapa perusahaan yang berbeda sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan tentang hubungan yang akan diambil dengan perusahaan di masa datang.

Sifat informasi dari Akuntansi Keuangan memerlukan tingkat ketepatan yang tinggi, objektif, dapat diuji kebenarannya, dan juga akurat, karena para pemakainya adalah pihak-pihak dari luar perusahaan yang menggunakan laporan keuangan sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan. Untuk mendapatkan tingkat ketepatan tersebut perusahaan terkadang menggunakan jasa dari pihak ketiga yang bebas dari kepentingan apapun untuk memberikan pendapat tentang laporan keuangan perusahaan, yaitu auditor.

Akuntansi Manajemen

Berbeda dengan Akuntansi Keuangan yang mempunyai fokus laporan pertanggungjawaban dan ringkasan kondisi perusahaan kepada pihak luar perusahaan, laporan keuangan atau hasil olah informasi dari Akuntansi Manajemen mempunyai fokus menyediakan informasi keuangan bagi keperluan pihak internal perusahaan atau manajemen. Akuntansi Manajemen berhubungan dengan informasi mengenai perusahaan untuk memberikan manfaat bagi para pemakai laporan keuangan yang berada dalam perusahaan (manajemen) sebagai bahan pertimbangan yang mendukung dalam pengambilan keputusan.

Lingkup informasi pada Akuntansi Manajemen cenderung lebih sempit, tidak lagi berfokus pada perusahaan sebagai satu entitas melainkan lebih detil karena lingkup informasi bertujuan untuk melaporkan bagian-bagian tertentu dari perusahaan, seperti bagian produksi, bagian pemasaran dan lainnya. Namun kompleksitas lingkup informasi keuangan yang dihasilkan oleh Akuntansi Manajemen ini nantinya akan sejalan dengan tingkat-tingkat manajemen yang terlibat dalam membuat keputusan.

Dalam fokus informasi, Akuntansi Manajemen cenderung berorientasi pada masa yang akan datang, karena pengambilan keputusan selalu menyangkut tentang hal-hal yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan di masa yang akan datang, namun untuk sumber informasi yang akan diolah bisa bervariasi, mulai dari biaya-biaya di masa lalu (historical cost), biaya sekarang (current cost) atau biaya masa datang (future cost).

Untuk Rentang waktu, Akuntansi Manajemen menyediakan rentang waktu yang jauh lebih fleksibel dibandingkan Akuntansi Keuangan, hal ini terjadi karena tuntutan dari manajemen perusahaan yang harus membuat keputusan-keputusan penting dalam waktu yang relatif singkat dan cepat, baik yang bersifat terstruktur, semi-terstruktur, hingga tidak terstruktur. Rentang waktu yang diberikan bisa berupa harian, mingguan, bulanan, atau bahkan hingga periode 10 tahun.

Kriteria bagi informasi Akuntansi Manajemen tidak dibatasi oleh prinsip-prinsip akuntansi yang berterima umum, selama itu memberi manfaat bagi pihak manajemen perusahaan, baik itu dalam hal pengukuran, ataupun perhitungan. Dalam Akuntansi manajemen, praktik-praktik yang telah terbukti berhasil dan bermanfaat pada suatu perusahaan kebanyakan akan ditiru oleh perusahaan-perusahaan lain yang kemudian akan menyebar luas dalam dunia industri. Selain itu, pada Akuntansi Manajemen tidak ada organisasi ataupun undang-undang yang mengatur praktik-praktiknya, selama itu bermanfaat untuk manajemen perusahaan maka perusahaan akan terus menggunakan praktik-praktik tersebut.

Akuntansi Manajemen menghasilkan informasi yang akan membantu manajemen untuk mengambil keputusan yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan, baik untuk perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian, pengambilan keputusan yang berhubungan dengan kebijakan dalam perusahaan selalu menyangkut masa yang akan datang. Maka dari itu Akuntansi Manajemen tidak hanya mengandalkan satu disiplin ilmu saja yaitu akuntansi, namun juga mengambil disiplin ilmu dari manajemen untuk mengatasi dan mengatur sumber daya dan waktu perusahaan, selain itu Akuntansi Manajemen juga menggunakan disiplin ilmu psikologi sosial ketika melakukan estimasi, perkiraan dan peramalan untuk penjualan produk, pengendalian sumber daya manusia. Akuntansi Manajemen sering mengumpulkan informasi-informasi yang relevan dengan pengambilan keputusan dan bersifat taksiran karena pengambilan keputusan selalu menyangkut tentang masa yang akan datang.